Magasin de deux roues : 3 conseils de pro pour l’installation de votre nouveau logiciel de gestion

Grâce aux aides à la digitalisation accordées à une entreprise de deux-roues comme la vôtre, vous allez pouvoir investir dans un logiciel (de caisse enregistreuse, de gestion des stocks…). Un levier efficace pour optimiser le développement de votre activité et la satisfaction client ! Mais sa mise en place n’est pas si simple. Besoin de conseils pour l’installation du logiciel de gestion dans votre magasin ? En voici 3 pour garantir la réussite de votre projet !

Avant d’installer le logiciel de gestion dans votre boutique située à Paris, Lyon, Bordeaux ou Lille, encore faut-il faire le bon choix parmi les meilleurs logiciels (de caisse enregistreuse, de gestion du stock, de suivi de commande…) ! 

Comment ? En identifiant vos besoins afin de définir les fonctionnalités indispensables pour gérer efficacement votre magasin de deux-roues. Et vu les spécificités de votre activité, mieux vaut vous tourner vers un progiciel métier spécialement conçu pour les concessionnaires de vélos et motos. C’est la garantie d’obtenir une réponse (des modules) adaptée à vos problématiques quotidiennes.

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Les étapes à suivre dans votre magasin pour l’installation d’un logiciel

Une fois la “bonne” solution logicielle choisie, voici les différentes étapes à suivre pour sa mise en place :

1. La phase de préparation consiste à connaître les impératifs techniques (ordinateur, tablette, smartphone, connexion internet…). Assurez-vous de disposer des équipements requis pour permettre l’installation du logiciel choisi : ordinateur PC suffisamment performant pour répondre aux besoins du logiciel de gestion de caisse ou de gestion du stock, fibre professionnelle… 
2. Vérifiez que votre base de données (catalogue produits, prix, etc.) est à jour et correcte afin que la réalisation de la migration d’un système à un autre soit optimisée. Des données erronées peuvent fausser les tests de fonctionnement réalisés ultérieurement.
3. Installez et configurez le logiciel (TVA, etc.). Cette étape de paramétrage est essentielle pour permettre au logiciel de répondre aux besoins initiaux identifiés.
4. Réalisez plusieurs tests au fur et à mesure pour vous assurer du bon fonctionnement de la solution déployée. Si besoin, apportez les mesures correctives nécessaires pour éliminer les problèmes rencontrés. 
5. Formez les utilisateurs sur chaque module : gestion des documents clients, du planning atelier, des encaissements avec différents moyens de paiement, des stocks, de l’approvisionnement….   
6. Une fois les phases de paramétrage, d’installation et de tests terminées, vous pouvez utiliser votre logiciel ! Veillez à procéder à une maintenance régulière (mise à jour, etc.).

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3 conseils pour réussir l’installation d’un logiciel de gestion dans votre magasin de deux-roues

1. Planifiez cette installation

Procéder à l’installation de logiciels de gestion du stock ou de progiciels de gestion intégrés dans des magasins de deux-roues ne s’improvise pas ! 

L’implémentation de ce type d’outil performant permet notamment d’améliorer la relation client et la fidélisation de votre clientèle. Mais le temps de sa mise en œuvre peut perturber votre activité. 

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Mieux vaut donc programmer cette installation à une période opportune, c’est-à-dire creuse. Évitez par exemple la veille des grandes vacances estivales ou les fêtes de Noël si vous avez identifié que ces 2 périodes représentent des pics d’activité.

2. Impliquez le personnel de votre magasin dans l’installation du logiciel

Tout comme créer un site web, installer un logiciel de gestion dans votre magasin de deux-roues est un pas important sur le chemin de votre transformation digitale.

Mais elle ne peut s’accomplir avec succès qu’avec l’adhésion de l’ensemble de vos collaborateurs ! Trop souvent négligé, l’accompagnement au changement est un élément clé de réussite. 

Il est donc essentiel de :

• Impliquer les membres de votre équipe dès le début du projet et à toutes les étapes : fonctionnalités recherchées, choix du logiciel, choix de la date de mise en place… 
• Communiquer sur les raisons, les objectifs visés et les bénéfices de cette transformation.
• Prendre le temps nécessaire à la formation pour s’assurer d’une prise en main optimale par les utilisateurs. Même si les interfaces du logiciel sont très intuitives, tous vos collaborateurs n’ont pas la même facilité à appréhender les outils numériques (application mobile…). Il faut donc les accompagner concrètement pour faciliter leur quotidien et qu’ils puissent ensuite utiliser le nouveau système sereinement et en toute autonomie. 

Bon à savoir : toutes les formations ne se valent pas ! Opter pour un éditeur de progiciel offrant une formation certifiée Qualiopi est un gage de qualité.

3. Prévoyez un suivi en continu

Depuis la mise en place du nouveau système jusqu’à ce qu’il soit opérationnel à 100 %, il faut assurer un suivi du processus au plus près des évolutions engagées. Et ce, afin d’identifier au plus tôt les problèmes techniques éventuels afin de les solutionner au fur et à mesure.

De même, au-delà de la mise en service opérationnelle, il est important d’avoir un retour régulier des utilisateurs pour ajuster certains paramètres si besoin.  

Dans votre magasin de deux-roues, l’installation d’un logiciel de gestion représente une belle opportunité d’optimiser le pilotage de votre activité. Mais sa mise en œuvre doit être préparée et planifiée, et chaque utilisateur formé. La solution pour garantir le succès d’un tel changement ? Vous adresser à un professionnel : un éditeur proposant un progiciel métier dédié aux concessionnaires vélos et motos ainsi qu’un accompagnement sur mesure et sur le long terme !